Waterschap De Dommel wil de dataprocessen en informatie-uitwisseling binnen de afdeling Sensordata en Informatiebeheer verbeteren om zo een nieuwe stap te zetten in haar digitale transformatie. Als basis hiervoor ging het waterschap samen met KienIA aan de slag met de ontwikkeling van tien beleidskaders voor de afdeling. Manager Datamanagement Saskia Leijdens en Manager Technische infrastructuur Evert-Jan van den Dungen van De Dommel blikken terug op dit project.
“Tien beleidskaders als basis voor betere dataprocessen en informatie-ontwikkeling”
De afdeling Sensordata en Informatiebeheer van Waterschap De Dommel houdt zich bezig met de monitoring van de vier meetnetten van het waterschap. “Binnen deze netten verzamelen we met behulp van sensoren data om bijvoorbeeld de waterkwaliteit en -kwantiteit, het grondwater en het zuurstofgehalte in water te meten”, vertelt Evert-Jan. “In de afgelopen tien jaar veranderde deze afdeling een aantal keer van manager, waardoor er geen eenduidige koers was. Vorig jaar werd besloten om de afdeling Sensordata en Informatiebeheer bij vier managers onder te brengen, waaronder Saskia en mij. Als managers zijn wij proces- en HR-verantwoordelijk. We merkten al snel dat de dataprocessen en informatie-uitwisseling tussen de meetnetten niet optimaal verliepen. Dit gold ook voor de onderlinge samenwerking. De teams achter de vier meetnetten zijn in de loop der jaren steeds meer uit elkaar gegroeid. Terwijl we elkaar juist nodig hebben om een nieuwe stap in de digitale transformatie te kunnen zetten.”
Beleidskaders als richtinggevers
“Het roer moest om”, aldus Evert-Jan. “Op zoek naar een mogelijke oplossing benaderde ik Arjan Koekkoek van KienIA, waarmee Waterschap De Dommel al eerder samenwerkte aan verbeterprojecten. Hij stelde voor om beleidskaders voor Sensordata en Informatiebeheer te ontwikkelen om richting te bepalen voor deze producten. Zo is het balletje gaan rollen.” Saskia vertelt: “De beleidskaders vormen een eerste stap om onze dataprocessen en informatie-uitwisseling te verbeteren. Zo zijn we beter voorbereid op de toekomst en kunnen we nieuwe stappen zetten op het gebied van digitale transformatie. Tegelijkertijd willen we hiermee de samenwerking tussen de vier meetnetten verbeteren en professionaliseren. Wanneer je samen betere afspraken maakt kun je elkaar hier tenslotte ook op aanspreken.”
Beleidssessies in een vertrouwelijke sfeer
Vanuit KienIA begeleidde Arjan Koekkoek en Elles de Vries het project. Na een aantal interviews met betrokkenen, bepaalden zij de thema’s die verder besproken zouden worden in verschillende beleidskadersessies. Saskia: “Arjan en Elles gaven aan dat het belangrijk is om een traject zoals dit echt samen in te gaan. Zo ontstaat er draagvlak en creëer je tijdens de sessies een vertrouwelijke sfeer waarin alles gezegd kan worden. Als managers hebben we goed nagedacht over de vraag welke medewerkers en managers bij de sessies aanwezig moesten zijn en een groep samengesteld.”
“Het uitgangspunt was dat steeds iedereen bij de sessies aanwezig moest zijn”, vervolgt Evert-Jan. “Kon dit niet, dan werden ze verzet. Hiervan zijn we slechts in enkele gevallen afgeweken door corona. De gesprekken vonden bovendien fysiek plaats, om elkaar tijdens de vaak uitvoerige discussies goed te kunnen volgen.” De sessie die de managers het meest bij is gebleven is de heisessie. Saskia: “Deze vond plaats op het platteland, ver weg van het Waterschap. Tijdens deze sessie kwamen – waarschijnlijk niet toevallig – ook een aantal meer persoonlijke werkgerelateerde problemen naar boven. Dit gaf aan hoe diep de problematiek zat en maakte ons bewust van de stappen die we moesten zetten.”
Van honderdtwintig thema’s naar tien beleidskaders
Saskia en Evert-Jan zijn erg te spreken over de samenwerking met KienIA. Saskia: “Arjan en Elles zijn deskundig en door de wol geverfd. Ze creëren een prettige sfeer die voor een traject zoals dit onontbeerlijk is. Daarnaast zijn ze geduldig en gaven ze ons en de andere betrokkenen veel ruimte. Om tot de beleidskaders te komen vonden er gesprekken met een flinke groep betrokkenen vanuit De Dommel plaats. Hierin hebben we ontzettend veel verteld. Ik vind het heel knap dat zij van deze grote brei aan data toch chocolade weten te maken. Ook was het fijn dat ze met zijn tweeën waren, want het ging echt om complexe processen.” “Arjan en Elles brachten de in totaal honderdtwintig thema’s die uit de gesprekken naar voren kwamen terug naar veertig, en uiteindelijk naar tien beleidskaders”, vult Evert-Jan aan. “Dit kunnen zij als geen ander en is ontzettend knap. Daarnaast maken ze heel goed gebruik van de kracht van herhaling. Tijdens de groepssessies vatten ze samen wat er gebeurd is, om vervolgens weer verder te gaan. Zo bleef iedereen betrokken.”
Verder vertalen
Op 19 september zijn de tien nieuwe beleidskaders van de afdeling Sensordata en Informatiebeheer gepresenteerd. “De reacties hierop waren positief en aanvaardend”, vertelt Saskia. “Daar zijn we vanzelfsprekend erg blij mee. Het traject zorgde bovendien voor een betere samenwerking tussen ons als vier managers. Het heeft duidelijk gemaakt hoe belangrijk het is om elkaar te steunen in elkaars beslissingen. Dit doen we nu dan ook meer en we spreken dit duidelijker uit. Onze goede band is door het traject nog beter geworden.”
De tien beleidskaders voor Sensordata en Informatiebeheer vormen voor Waterschap De Dommel een mooi startpunt om nieuwe stappen te zetten. Evert-Jan: “De tien kaders zijn nog maar het begin. We gaan deze nu verder concretiseren in proces en gedrag. Hierbij beantwoorden we vragen als: wie doet wat binnen het databeheerproces, wie is waarvoor verantwoordelijk en waar sturen we op? Ook dit vervolgtraject willen we graag weer met KienIA uitvoeren.”