De klant

De gemeente Zwolle is binnen de gemeentegrenzen verantwoordelijk voor het beheer van de fysieke omgeving. Haar werkgebied omvat ca. 12.000 hectare. Daarbinnen zijn veel verschillende dynamische objecten te vinden. Voorbeelden hiervan zijn verkeerslichten, bruggen, rioolgemalen, openbare verlichting en het cameratoezicht in de binnenstad. Deze objecten hebben als doel er voor te zorgen dat de Zwolse burgers zich veilig en volgens de regels in de openbare ruimte kunnen begeven. Het proces, waar een object een onderdeel van is, mag daarom niet stilvallen. Om deze hoge beschikbaarheid te kunnen garanderen, zijn de objecten voorzien van automatisering die de objecten aanstuurt. De automatisering van deze geautomatiseerde processen wordt ook wel de operationele techniek (OT) genoemd. De gemeente Zwolle heeft een beheerorganisatie die er voor zorgt dat de dynamische objecten fit for purpose blijven. Een deel van deze beheerorganisatie richt zich daarbij op de automatisering van de OT.

Het project

De OT van de gemeente Zwolle is in de tijd verweven geraakt met de informatietechnologie (IT). Vrijwel alle dynamische objecten zijn inmiddels voorzien van IT-componenten of zijn er mee gekoppeld. Ook zijn veel systemen aan netwerken gekoppeld, om deze op afstand te kunnen bedienen of om op afstand aan te passen door medewerkers of leveranciers. Door deze ontwikkeling is de IT steeds prominenter onderdeel geworden van het beheer van de OT. Het beheer van deze IT is echter geen core business van de beheerders van de OT. Tevens is het grensvlak tussen OT en IT volop in ontwikkeling.

De beheerorganisatie van gemeente Zwolle wil het beheer van OT en IT samentrekken en optimaliseren. Daarom is de beheerorganisatie een project gestart om inzichtelijk te maken wat er nodig is om dit beheer in te richten en het bestaande beheer verder te professionaliseren.

Bijdrage KienIA

KienIA heeft de beheerorganisatie geadviseerd over de beleidskaders die aan de organisatieverandering ten grondslag liggen. Tevens heeft KienIA de procesbegeleiding en de uitwerking van de resultaten in dit project verzorgd.

Resultaten KienIA

Het traject heeft geleid tot:

1. De afbakening van de scope van de nieuwe beheerorganisatie;
2. 10 beleidskaders voor de inrichting van het integraal OT/IT beheer. Deze uitwerking van het beleid sluit aan bij de gemeentelijke strategie voor de komende jaren. De 10 beleidskaders beschrijven bedrijfsvoering, organisatie, processen en de ICT/data van het integraal OT/IT beheer;
3. Een roadmap, waarin een concrete route is geschetst die de beheerorganisatie inzicht geeft bij de inrichting. De activiteiten uit de roadmap zijn direct afgeleid uit de beleidskaders.

De resultaten stellen de beheerorganisatie van gemeente Zwolle in staat met vertrouwen te beginnen aan de inrichting van het nieuwe beheer.