Eerst denken dan doen leidt tot betere aanbestedingen
Veel organisaties worstelen met de vraag hoe om te gaan met het aanbesteden van industriële automatisering (IA). Deze worsteling is te begrijpen. Immers in tegenstelling tot andere disciplines, zoals civiele techniek en werktuigbouwkunde, is IA een ongenormeerd en weinig tastbaar vakgebied. Toch bepaalt de IA voor een belangrijk deel het resultaat en daarmee het succes van het project. Er zijn tal van voorbeelden waarbij niet goed functionerende IA voor grote problemen heeft gezorgd. In dit artikel doen wij een aantal handreikingen die, naar onze ervaring, leiden tot een goede aanbesteding van de IA.
Onder het motto “eerst denken dan doen” is ons advies te starten met drie voorbereidingsstappen. Deze stappen staan schematisch weergegeven in bovenstaand figuur en zijn gericht op het vergaren van de juiste basisinformatie en het maken van de juiste strategische keuzes. De stappen 4 tot en met 6 hebben te maken met het daadwerkelijk realiseren van de aanbestedingsdocumenten. Wij ervaren dat de voorbereiding vaak onvoldoende aandacht krijgt of onvoldoende kwalitatief wordt uitgevoerd. Ons advies is om de voorbereiding extra aandacht te geven. Dit heeft niet alleen als voordeel dat uw aanbesteding en het project beter zal lopen, ook zal u ervaren dat de vervolgstappen 4 tot en met 6, het daadwerkelijk realiseren van het bestek veel soepeler verlopen. In dit artikel lichten wij daarom de voorbereidingsstappen 1, 2 en 3 specifiek toe.
Stap 1, Klantvraag
Wat is er nodig? Het proces om tot een goede aanbesteding van de IA te komen begint met de klantvraag. Welk probleem moet worden opgelost en hoe gaat de IA een bijdrage leveren aan deze oplossing? Er zal een blik vooruit moeten worden geworpen richting de gebruik- en beheerfase om daarmee een beeld te krijgen van de gewenste oplossing.
Stap 2, Stakeholder- en raakvlakanalyse
Wie gaan er mee werken en welke technische raakvlakken zijn er? Geen enkel project staat op zichzelf, er zijn altijd raakvlakken met belanghebbenden en andere installaties. IA projecten zijn in dit opzicht complex omdat het aantal raakvlakken met de omgeving over het algemeen vele malen groter is dan bij andere projecten. Denk alleen al maar aan onderwerpen zoals gebruikersinterface, beheerorganisatie, technische koppelingen met oude systemen en security. Het is daarom van essentieel belang om in zo vroeg mogelijk stadium een stakeholderanalyse te doen. Er moet bekend zijn welke stakeholders er zijn, zowel binnen als buiten het project, en welke belangen zij hebben. Op technische gebied moet uitgezocht worden welke andere installaties er zijn en wat de invloed hiervan is op de IA. De basisinformatie uit deze stap is essentieel om goede keuzen te maken voor het vervolg.
Stap 3, Inkoopstrategie
Hoe kan er zo efficiënt en slim mogelijk worden ingekocht? De eerste twee stappen geven duidelijkheid over de eisen en wensen van de opdrachtgever, stakeholders en de beoogde oplossing. In de derde stap gaan we nadenken over het feitelijke inkopen. De hamvraag hierbij is; “hoe kan de benodigde industriële automatisering zo efficiënt en slim mogelijk worden ingekocht? ”. Allereerst moet worden besloten of aanbesteden überhaupt de beste oplossing biedt. Er zijn ook situaties waarbij het beter is om IA in eigen beheer te realiseren. Als er gekozen wordt om het werk of delen van het werk te gaan uitbesteden, komen vragen aan de orde als; ‘Gaan we Europees of niet Europees aanbesteden? ’, ‘ Wordt het een openbare of niet-openbare aanbesteding? ‘, ’ Zoeken we één aannemer of is het handiger om er meer te hebben? ’ en ‘Welke eisen stellen we aan aannemers en hoe selecteren we zorgvuldig? ’. Samengevat worden de belangrijkste strategische inkoopkeuzes in deze stap gemaakt.